¿Qué es SUDOCU?
SUDOCU (Sistema Único Documental) es un sistema integral de gestión documental orientado a instituciones públicas y, en particular, al ámbito universitario.
Permite crear documentos digitales de distintos tipos, autorizarlos y firmarlos electrónicamente, organizarlos dentro de expedientes y trámites, y registrar todos los actos administrativos que componen su ciclo de vida. Toda la gestión queda trazada y auditable.
El modelo en cinco palabras
SUDOCU se organiza alrededor de cinco conceptos básicos que aparecen en toda la documentación. Conviene tenerlos a mano desde el principio:
| Concepto | Qué es |
|---|---|
| Documento | Unidad mínima de información: una nota, un memo, una resolución, un informe. Tiene un tipo, una carátula, un número, un estado y un autor. |
| Contenedor | Documento que puede contener otros documentos. Se materializa típicamente como un expediente o un trámite. |
| Expediente | Tipo de contenedor que reúne documentos en torno a un asunto y se mueve entre áreas para resolverlo. |
| Trámite | Variante de contenedor para circuitos más cortos o paralelos a un expediente principal. |
| Acto administrativo | Cada evento que afecta a un documento o expediente: creación, edición, firma, remisión, incorporación, archivo, etc. SUDOCU registra todos. |
Módulos del sistema
SUDOCU se compone de cuatro módulos que se complementan:
Portada
La pantalla de inicio del usuario. Concentra los widgets del día (resumen de actividad, accesos rápidos, autorizaciones pendientes, expedientes en tránsito, tareas, bandeja de novedades) y da acceso a las distintas bandejas de trabajo. Para perfiles con acceso limitado (invitados), ofrece un atajo directo al MPD.
Gestión
El módulo principal de trabajo cotidiano: crear, editar, autorizar, firmar, incorporar, remitir y archivar documentos, expedientes y trámites. Es donde los usuarios funcionales pasan la mayor parte del tiempo.
MPD — Módulo de Publicación y Digesto
Vista de consulta documental. Permite navegar por carpetas configurables que combinan filtros de tipo, área, fecha, palabras clave o contenido. Cada carpeta puede ser pública (accesible sin login, útil para digestos abiertos al ciudadano) o privada (sólo para usuarios autenticados, opcionalmente restringida a áreas o usuarios específicos).
MPC — Módulo de Parametrización y Configuración
Vista de administración del sistema. Sólo accesible para usuarios con perfil administrador. Desde acá se configuran usuarios, áreas, tipos de documento, numeradores, carpetas del MPD, templates PDF, rutas de remisión, integraciones, reportes, etc.
¿Para quién es SUDOCU?
SUDOCU se piensa para los distintos roles que intervienen en la circulación documental de una institución:
- Mesa de entradas y usuarios funcionales: crean documentos, los hacen circular, los incorporan en expedientes, los remiten entre áreas.
- Autoridades firmantes: reciben solicitudes de firma, autorizan o rechazan, firman electrónicamente o con firma digital reconocida.
- Áreas técnicas y operativas: gestionan las bandejas de su área activa, hacen seguimiento de trámites, comunican documentos.
- Administradores del sistema: configuran el catálogo de tipos documentales, numeradores, áreas, usuarios, permisos y reglas de circulación desde el MPC.
- Lectores externos (opcional): consultan información pública a través del MPD, sin necesidad de iniciar sesión.
Integraciones
SUDOCU está pensado para convivir con otros sistemas de la institución. Algunas integraciones disponibles:
- Ecosistema SIU‑Araí (Araí‑Documentos y Araí‑Usuarios) para expediente electrónico interuniversitario y SSO institucional.
- SIU‑Diaguita, SIU‑Mapuche, SIU‑Huarpe, Portal de Proveedores, SQ: tipos documentales específicos para integrarse con cada sistema.
- Google Forms: recepción de formularios externos como documentos en SUDOCU.
- API REST para integraciones a medida con sistemas internos.
Características
- Adaptable: cada institución configura su catálogo de tipos documentales, numeradores, áreas, perfiles y reglas de circulación sin tocar el código.
- Escalable: arquitectura distribuida con API, worker, frontends y servicios de soporte separados; admite balanceo y crecimiento por componente.
- Versátil: soporta documentos simples (nota, memo) y circuitos complejos (expedientes con providencias automáticas, trámites en paralelo, trámites reservados).
- Ahorro: la digitalización integral reduce el uso de papel, los tiempos de circulación entre áreas y los costos asociados.
- Integrable: convive con el ecosistema SIU y con sistemas externos a través de su API.
- Firma electrónica y digital: soporta firma con autorización básica (firma electrónica) y firma con token USB y certificado reconocido (firma digital), incluyendo verificación de firmas y sellos.
- Construido con tecnologías open source: desarrollado con un stack abierto (NestJS, Angular, PostgreSQL, Redis, entre otras).
¿Qué hay de nuevo en SUDOCU 2.0?
SUDOCU 2.0 trae una renovación integral del módulo de Gestión con foco en estabilidad, rendimiento y experiencia de uso. Algunos de los cambios más visibles:
- Nueva Portada con panel de inicio (resumen del día, métricas y accesos rápidos).
- Trabajo colaborativo en borradores: modo edición y modo lectura para que varios usuarios operen sobre el mismo documento sin pisarse.
- Herramienta de Tareas para asignar y seguir expedientes entre usuarios del área.
- Autorización y cierre rápidos desde la vista de Área Activa.
- Incorporación y cierre múltiples en una sola operación.
- Sellos dinámicos disponibles al firmar desde la bandeja de Autorizaciones.
- Búsqueda por contenido del documento en el MPD.
- Nuevos tipos documentales para integraciones SIU (Diaguita, Mapuche, Portal de Proveedores, SQ).
El detalle completo está en el Changelog.