Formulario de expedientes

El formulario de expedientes y trámites es similar al de documentos, pero más acotado: el foco está puesto en agrupar y mover documentos, no en redactar contenido. Lo que sigue describe los componentes visibles en el formulario y las acciones disponibles desde la barra de herramientas.

Cabecera con datos generales

La cabecera muestra los datos básicos del expediente o trámite:

• Tipo (expediente, trámite, u otro tipo de contenedor configurado).
• Número (asignado según el numerador correspondiente).
• Carátula (título descriptivo del expediente).
• Usuario de alta y área de origen.
• Fecha de alta y estado actual (borrador, en gestión, en tránsito, finalizado, archivado, etc.).
• Visibilidad (pública, privada o reservada).

Algunos campos (carátula, número, visibilidad) pueden modificarse si el usuario tiene permisos especiales, mediante las herramientas correspondientes (recaratular, numerar, cambiar visibilidad).

Validez

Al igual que en los documentos, se puede indicar si el expediente es digital o físico. En el caso físico se habilita un campo para registrar el lugar físico donde se conserva el expediente original.

Personas y entidades vinculadas

Es posible vincular personas físicas o jurídicas al expediente, con un rol específico (originante, destinatario, integrante, etc.). El comportamiento es el mismo que para documentos; ver Relaciones con personas y entidades vinculadas para más detalle.

Componentes del expediente

Incorporaciones

Listado de los documentos que fueron incorporados al expediente, en el orden cronológico en que entraron al cuerpo. Por cada incorporación se ve:

• El tipo y número del documento.
• La carátula y el área que lo incorporó.
• La fecha en que se incorporó.

Desde el listado se accede a la vista previa, a la herramienta abrir rápido y al detalle de firmas de cada documento incorporado, sin salir del formulario del expediente.

Asociaciones

Listado de los otros expedientes que están asociados al expediente actual. La asociación es una relación lateral: no incorpora el expediente asociado dentro del cuerpo del actual, sino que deja constancia de un vínculo entre ambos (típicamente, dos expedientes que se tramitan en paralelo o se complementan).

Desde el listado se puede abrir rápido cada expediente asociado.

Notas de seguimiento

Al pie del formulario se pueden registrar notas de seguimiento que quedan incorporadas al expediente. Estas notas no forman parte del contenido del expediente: son visibles desde la herramienta abrir y desde el formulario de edición, para los usuarios que tengan visibilidad sobre el expediente.

Los tipos de seguimiento disponibles son los mismos que para documentos (seguimiento, observación, recordatorio, notificación, revisión). Para expedientes y trámites, las notificaciones automáticas pueden dispararse en eventos propios del expediente: Pase / Remisión, Archivo y Desarchivo.

Para el detalle de cada tipo de seguimiento, ver Tipos de seguimiento en la página del formulario del documento.

Trabajo colaborativo en borrador

Cuando un expediente en estado borrador está siendo editado por un usuario, queda bloqueado para el resto de los usuarios del área activa durante el tiempo en que está abierto, evitando ediciones simultáneas conflictivas. Si el usuario que lo tiene abierto no lo cierra, el bloqueo se libera automáticamente pasado un tiempo configurable.

El comportamiento detallado está descripto en Trabajo colaborativo sobre documentos en estado borrador.

Acciones sobre el expediente o trámite

Incorporar documentos

Permite incorporar al expediente documentos privados del área activa, públicos o reservados del usuario. Todos los documentos a incorporar deben estar previamente autorizados o firmados; no se pueden incorporar borradores.

A partir de SUDOCU 2.0, la incorporación admite la selección múltiple, agregando varios documentos al expediente en una sola operación.

Si la institución lo necesita, también es posible incorporar un expediente dentro de otro expediente. Para habilitar este comportamiento se requiere:

1. Activar el parámetro incorporar_expedientes en la configuración del API.
2. Habilitar el permiso correspondiente para cada usuario desde MPC > Usuarios.

Un expediente o trámite pasa a estado finalizado cuando se incorpora por primera vez a otro expediente (los expedientes finalizados quedan inalterables y no pueden seguir gestionándose individualmente).

Ver parámetros

El comportamiento de esta herramienta varía según los siguientes parámetros del API:

{
  "incorporar_expedientes": true, // Permite incorporar expedientes dentro de expedientes
  "expedientes": {
    "asociacion": {
      "_alcance": "area_activa / areas_usuario / global",
      "alcance": "global"
    }
  },
  "incorporar_vacios": false // Permite incorporar un contenedor/trámite vacío en un expediente
}

Asociar documentos

Permite vincular uno o más expedientes al expediente con el que se está trabajando, dejando registro de una relación lateral entre ambos. La asociación no incorpora el expediente asociado al cuerpo del actual.

El alcance de los expedientes que se pueden asociar depende del parámetro expedientes.asociacion.alcance (area_activa, areas_usuario o global).

Remitir expediente

Permite realizar un pase del expediente o trámite a otra área. La remisión deja registro en la trazabilidad del expediente y mueve el expediente fuera de la bandeja del área de origen.

Si el tipo documental tiene configurada una providencia automática, al remitir se genera y se incorpora automáticamente una providencia con los datos del pase. Las áreas de destino disponibles pueden estar restringidas por rutas configuradas desde MPC; si no hay rutas configuradas, el destino es libre.

Compartir

Permite compartir el expediente o trámite con otros usuarios del sistema, dándoles acceso de lectura sin necesidad de moverlo de área. El expediente compartido queda visible en la bandeja de Compartidos del usuario destinatario.

Vista previa PDF

Genera un PDF del expediente con la información actual, sin necesidad de cerrarlo ni autorizarlo. Útil para revisar cómo va a quedar el documento final antes de continuar la gestión.

Vista avanzada

Abre una vista detallada del expediente con su historial completo: actos administrativos, incorporaciones, asociaciones, pases, notas de seguimiento, versiones y eventos relacionados. Es la herramienta de referencia para auditoría y trazabilidad.

Guardar y volver

Guarda los cambios realizados y vuelve a la vista anterior desde donde se accedió al formulario.

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